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中小企業的管理深陷 “救火”的惡性循環

【摘要】:企業每天都會出現很多問題,管理從某種程度上講就是在解決問題。但同樣是解決問題,不同的管理者解決問題的方式可能大不相同。無論如何,解決問題的方向是不能發生錯誤的,因為方向一旦錯了,就會導致問題不能得到根本解決,有時管理者的一些管理動作看似是在解決問題,其實是在制造更多更大的問題。企業管理是 “防火”還是 “滅火”,是每個企業管理者都必須考慮的方向性的問題。
    實踐管理中很多人熱衷于 “救火”而忽略了 “防火”,好的管理是不要讓錯誤發生,因為錯誤一旦發生就意味著成本,杜絕錯誤發生的唯一方式就是系統構建企業的科學化管理模式。

    企業每天都會出現很多問題,管理從某種程度上講就是在解決問題。但同樣是解決問題,不同的管理者解決問題的方式可能大不相同。無論如何,解決問題的方向是不能發生錯誤的,因為方向一旦錯了,就會導致問題不能得到根本解決,有時管理者的一些管理動作看似是在解決問題,其實是在制造更多更大的問題。企業管理是 “防火”還是 “滅火”,是每個企業管理者都必須考慮的方向性的問題。在回答這個問題之前,我們先來看三個故事。

1.扁鵲三兄弟

    戰國時期的魏文王曾經對神醫扁鵲說: “聽說你們三兄弟都在行醫,那么到底誰的醫術最高明呢?”扁鵲答道:“其實我的大哥醫術最高明,因為他目光犀利,一眼就能看出得病的征兆,可以在疾病尚未形成之前就把它治愈了,所以他的名聲沒有外傳,只有我們自家人知道,別人都以為他是騙子。我的二哥次之,他為人治病,可以把剛剛發作的小病治好,所以他的名聲只在家鄉傳播,沒有傳播到更遠的地方,別人都以為他只能治小病。我的醫術其實是最差的,我治病的時候一直要等到病毒已侵入了血脈的時候才能診斷得出來,所以要動大手術,經受病痛折磨的人被我治好之后,他們都認為我能夠妙手回春,所以反而我的名聲傳播得最遠。”

2.曲突徙薪

    有一戶人家的煙囪離房頂太近,鄰居對他說: “你家的煙囪離屋頂太近了,你應該把煙囪改為曲的,還有你家的柴草堆在煙囪下面,這些都是隱患啊,容易失火。”結果這戶人家并沒聽從。后來,這戶人家果真失火了,周圍的鄰居都提水來滅火。大火撲滅后,他設宴感謝那些幫他滅火的人,卻忘了感謝那個提醒他防火的人。

3.墨子救宋

    春秋時期,楚國要攻打宋國,墨子知道后不遠千里日夜兼程趕到楚國,勸說楚王息兵。最終,墨子依靠自己的辯才和模擬演練成功說服了楚王放棄攻打宋國的計劃,一場迫在眉睫的戰爭就這樣消弭在了無形當中。返回途中經過宋國時,適逢天降大雨,墨子想到一個城門洞里避避雨。但是,城門守衛卻把他趕走了,他就像喪家犬一樣狼狽離開了。

    上面三個故事都講了一個道理———防火遠勝于滅火。但現實生活中很多人卻熱衷于滅火而忽略了防火;滅火者成為座上賓,防火者成為無名英雄的大有人在。防火勝于滅火的道理在管理上也同樣很適用,但很多企業都在做著背道而馳的事情。許多企業的管理者說到底就是滅火員,面對企業每天都在不斷發生的諸多問題,企業的管理者盡管馬不停蹄,忙忙碌碌,但摁下葫蘆起來瓢。例如,我們見過有家企業的出貨總是不正常,企業的總經理奮戰在一線,但是仍然不能解決根本問題。每次交貨期將至,要么是外發延期了,要么是品質出問題了,企業的員工和管理者甚至包括行政主管等都調到車間支援,通宵作戰,但還是不能按時出貨,幾番折騰下來,人員流失率很高,員工身心俱疲,管理者心力交瘁,總經理甚至得了“交貨頭疼癥”。企業不小,產能卻不高,幾乎所有的員工和管理者都覺得自己很辛苦。問題到底出在哪里呢?出在企業的管理觀念和運作模式上。企業的管理者天天在做著 “滅火”的事情,以 “滅火英雄”自居。其實麻煩都是他們自己直接或間接制造出來的。企業要想沒火,就要把每一個火星都熄滅在萌芽當中。這就要建立良性的管理機制,從根本上去解決問題。實踐管理中很多人熱衷于 “救火”而忽略了 “防火”,好的管理是不要讓錯誤發生,因為錯誤一旦發生就意味著成本,杜絕錯誤發生的唯一方式就是系統構建企業的科學化管理模式。

那么企業管理如何做到 “防火”而不是 “滅火”呢?主要遵循以下五個方面的原則:

1.企業要樹立 “防火”重于 “滅火”觀念

    “防火”觀念的樹立不是停留在口頭上,也不是停留在紙面上,而是要具體落實到每一個部門的每一次行動里。管理者正確的觀念是預防問題永遠比解決問題重要,真正解決問題的高手就是預防問題的發生。例如,企業的安全生產要作為一項日常工作來抓,而不是突擊性地搞活動。各主管部門要制定詳細的安全預防措施以及相應對策,行政部門要進行有關專題知識培訓并反復演練,管理者要天天檢查等。只有高標準嚴要求并徹底排除隱患,才能有效避免問題的發生。

2.做正確的事遠比正確地做事更重要

    做正確的事是指方向正確,正確地做事是方法正確。如果方向對了而方法錯了還可以進行糾正和調整;但如果方向錯了,方法越正確,失敗就越大;如果方向錯了,方法也錯了,那就是錯上加錯。所以,企業管理首先要正確決策,否則企業的管理就永遠在不斷地調整當中,行駛在不確定的軌道上,甚至會南轅北轍。做正確的事和正確做事都是在 “防火”,但是,做正確的事尤為重要,這也是正確做事的大前提。因此可以說,企業管理者做正確的事是企業管理最有效的 “防火”措施,這也是企業管理的第一道 “防火關”。

3.在時間管理上,要做重要的事而不是緊急的事

    我們在生活中會發現一個現象:有人忙得恨不得將自己劈成兩個人用,有人閑得發慌。其實,忙和閑只是表相。忙碌的人不一定出效率和結果,閑的人也不一定不出效率和結果。真正的管理高手有高超的指揮藝術,在氣定神閑中攻城略地。一個好的管理者一定深諳最重要的事情是什么,還一定是時間管理的高手。其實,時間管理也符合 “二八法則”(又名 “帕累托效應”),即一個人百分之二十的時間做了百分之八十的事情,百分之八十的時間在處理百分之二十的事情。管理學上有個著名的時間管理矩陣。根據時間管理矩陣,對時間的處理分為四類人:A 處理重要且緊急的事情;B 處理重要但不緊急的事情;C 處理不重要但緊急的事情;D 處理不重要且不緊急的事情。

    這四類人就構成了企業的基本情況。那些整天忙于處理重要且緊急的事情的人 (A類人),其實就是在做著 “滅火”的工作,他們所做事情的特點是:危機、迫切,在規定的時間內必須完成。結果這種人的壓力大,整天被危機的事情牽著鼻子走,忙于收拾殘局,搞得筋疲力盡;那些更多時間處理重要但不緊急的事情的人 (B類人),其實是在做著 “防火”的事情。這類人比較富于遠見,能自律、平衡、節制,很少發生危機;那些把時間主要安排在不重要但緊急的事情上的人 (C類人),比較急功近利,被危機牽著鼻子走,被視為巧言令色,輕視目標和計劃,認為自己是無辜受害者,缺乏自制力,人情關系崩潰甚至決裂等;那些把自己的主要時間耗費在不重要且不緊急事情上的人 (D類人),完全不負責任,隨時都會被企業炒魷魚,基本生活都將過得一塌糊涂。

    一個人如果常做重要事,緊急事就越少;常做緊急事,緊急事就越多。一個人把主要時間分配到 “不重要不緊急”,屬于得過且過型;分配到“緊急不重要”,屬隨波逐流型;分配到 “重要緊急”,屬勤奮工作型;分配到 “重要不緊急”(如戰略、健康、規劃等),屬智慧發展型。一個企業智慧發展型的人才越多越好,次之是勤奮工作型,然后是隨波逐流型,最差的是得過且過型。一個企業的老板和管理者屬于智慧發展型,那這個企業就比較有前景,有憂患意識,主要在做著 “防火”的事情。一個企業的老板和管理者屬于勤奮工作型,那么這個企業做得就會很辛苦,整天忙著 “滅火”的事情,這樣的企業做大做強就很難。一個企業的老板和管理者如果屬于隨波逐流型或得過且過型,那么這家企業一定是走在破產的邊緣了。

4.重視培訓

    培訓就是在 “防火”而不是 “滅火”。

    現在企業的培訓主要存在兩大問題:一是缺少必要的培訓,培訓一般只是在生產部門或者營銷部門中進行;一是對培訓有錯誤的觀念認識,以為培訓是 “滅火”的動作,搞形式主義。大型的企業每年針對所有員工都會有相應的培訓內容,培訓的方式包括企業培訓、部門培訓、崗位培訓、外出培訓等,大企業往往會付出很多的金錢很大的精力來做這個事情。培訓絕對不是可有可無或者撒錢無效的事情,而是一種投資,其回報會在日后顯現。目光如豆的人寧愿把錢花在問題發生后的糾正和補償上,目光如炬的人會把錢花在預防問題發生的培訓上。以火災為例,平時注意培訓和演練的企業也許在五分鐘之內就能全部安全撤離,在半個小時內撲滅大火,讓員工和企業的財產損失降到最低。那些不注重相關培訓和演練的企業,員工的撤離可能要半小時以上甚至可能還會有人員傷亡,大火撲滅可能要在一小時以上,其損失是不可同日而語的。

5.加強控制,達到預防的目的

    控制是企業管理最常見的字眼,包括質量控制、財務控制、生產控制、成本控制等。一般而言,控制就是一種預防機制,企業只有建立完善的預防機制,才會有效防止問題的發生,這其實就是在 “防火”。企業管理過程中的控制又分為事前控制、事中控制、事后控制、預防性控制和糾正性控制。其中,事前控制、預防性控制就是在 “防火”;事中控制、糾正性控制既有 “防火”的一面,又有 “滅火”的一面,事后控制是事后總結經驗教訓。企業的事前控制和預防性控制的管理工作做得越到位,那么事中控制、糾正性控制和事后控制就越少,這樣的企業就越規范,越有發展前途。

    企業所做的標準化都是在控制問題的發生,是預防問題發生的利器,標準化包括流程、制度、職責等。如果一個企業有較強的執行力,嚴格遵守管理規定和作業流程,企業的管理者自然不會為日后焦頭爛額的 “滅火”而苦惱。

    企業的管理大致可以分為四種:粗放式管理、標準化管理、數據化管理和精細化管理。其中,粗放式管理的管理者很大程度上都是在做著 “滅火”的工作,當企業的發展進入標準化管理、數據化管理和精細化管理階段時,企業的管理者就是在做著 “防火”的工作,并且從標準化管理到數據化管理再到精細化管理,防火網越來越細密。標準化管理、數據化管理和精細化管理的精髓也在于控制。

 

 

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